• 

Γράφει ο Μανώλης Γκιάλας*

Η πανδημία έχει αλλάξει άρδην τον τρόπο εργασίας, όχι μόνο στην Ελλάδα, αλλά σε ολόκληρο τον κόσμο. Η τηλεργασία που το προηγούμενο διάστημα χρησιμοποιούνταν από ελάχιστες επιχειρήσεις, κυρίως από εταιρίες τεχνολογίας, πλέον εφαρμόζεται από όλες εκείνες που συνεχίζουν τη λειτουργία τους. Σύμφωνα με τη μελέτη «After the pandemic: Scaling the Impact of Sustained Work from Home Behaviors» της Strategy Analytics, ο αριθμός των ατόμων που εργάζονται με τηλεργασία αναμένεται μακροπρόθεσμα να αυξηθεί κατά 300%, σε σχέση με την προ κορωνοϊού εποχή. Σε αυτή τη νέα πραγματικότητα, οι μάνατζερ θα πρέπει να διοικήσουν και να υποστηρίξουν αποτελεσματικά τις ομάδες τους που εργάζονται εξ’ αποστάσεως.

• 

1. Επικοινωνείτε με σαφήνεια

Οι επικεφαλής των επιχειρήσεων ήδη λαμβάνουν δύσκολες αποφάσεις, όπως το κλείσιμο γραφείων ή τη μείωση των ταξιδιών, αλλά τώρα, με την εξ’ αποστάσεως εργασία, θα πρέπει περισσότερο από κάθε άλλη φορά, να διατυπώνουν με πολύ ξεκάθαρο τρόπο, πόσο οι προτεραιότητες εργασίας των εργαζομένων θα πρέπει να αλλάξουν ως αποτέλεσμα των νέων οικονομικών συνθηκών.

Εάν ορισμένα επουσιώδη καθήκοντα είναι πολύ δύσκολο να διεκπεραιωθούν από το σπίτι, θα πρέπει οι μάνατζερ να μην απαιτούν την άμεση υλοποίησή τους ή τουλάχιστον να τα τοποθετήσουν σε δεύτερη μοίρα για την ώρα, γνωρίζοντας ταυτόχρονα στους εργαζόμενους τους σε ποια καθήκοντα θα πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προτεραιότητα.

Είναι ώρα να καλλιεργήσουν την εμπιστοσύνη και να παραχωρήσουν εξουσία και υπευθυνότητες στους υφισταμένους τους, ξεκαθαρίζοντας τις προτεραιότητες, έτσι ώστε να μπορούν να λαμβάνουν και να εφαρμόζουν αποφάσεις χωρίς να χρειάζεται να λάβουν πλέον έγκριση.

Σε μια εποχή που πολλοί επικεφαλής των επιχειρήσεων δεν μπορούν να συγκεντρώσουν το προσωπικό τους στον ίδιο χώρο, θα πρέπει μέσω τηλεδιάσκεψης ή μέσω email να ενημερώνουν τους εργαζόμενους, τακτικά, για τους τρόπους που επεξεργάζονται οι εταιρίες τους για να ξεπεράσουν την κρίση και να προστατεύσουν τους εργαζόμενους που ανησυχούν για τις θέσεις εργασίας τους. Πιθανόν να μην είναι σε θέση να καθησυχάσουν εντελώς τους εργαζομένους για το τι θα συμβεί αύριο, αλλά μπορούν να τους παρέχουν μια γενική εικόνα της κατάστασης από την δική τους σκοπιά.

2. Ηγηθείτε με παραδείγματα

Οι διευθυντές θα πρέπει να είναι ξεκάθαροι ως προς τη συμπεριφορά που θέλουν να δουν από τους υφισταμένους τους. Εάν λένε ότι οι υπάλληλοι μπορούν να μην προσέρχονται στο γραφείο ή να αποφεύγουν τα ταξίδια, αλλά οι ίδιοι συνεχίζουν να βρίσκονται στο χώρο εργασίας τους, αλλά και να ταξιδεύουν, τότε οι εργαζόμενοι είναι πιθανόν να αισθάνονται ένοχοι μένοντας μακριά από τη θέση τους στο γραφείο ή αποφεύγοντας να ταξιδέψουν.

Οι μάνατζερ πολλές φορές υποτιμούν το βαθμό που αντικατοπτρίζεται από τους υπαλλήλους τους αυτό που εκείνοι κάνουν. Σε μια τόσο αβέβαιη και πρωτόγνωρη περίοδο, οι εργαζόμενοι όχι μόνο θέλουν να τους κατευθύνουν και να τους πουν τι να κάνουν, αλλά θέλουν οι διευθυντές τους να είναι οι πρώτοι που εφαρμόζουν όσα τους λένε και έτσι να μην αισθάνονται την πίεση για να συμβαδίσουν με εκείνους ή να αναρωτούνται για την απόδοση τους.

3. Να είστε περισσότερο ευέλικτοι

Τα πλεονεκτήματα της απομακρυσμένης εργασίας για τους υπαλλήλους είναι η δυνατότητα κατά τη διάρκεια της ημέρας, να κάνουν μια μικρή βόλτα, να βάλλουν ένα πλυντήριο ή να γευματίσουν μαζί με την οικογένεια τους, και όλα αυτά, δουλεύοντας περισσότερες ώρες και ολοκληρώνοντας περισσότερες εργασίες, αφού πλέον δεν σπαταλούν χρόνο σε περιττές συνεδριάσεις στο γραφείο, ούτε σε χρονοβόρες μετακινήσεις από/προς το χώρο εργασίας τους.

Από την άλλη πλευρά, με τα γραφεία, τα σχολεία, και τους παιδικούς σταθμούς κλειστούς, όλα τα πλεονεκτήματα και ο χρόνος που έχει εξοικονομηθεί, ουσιαστικά χάνονται, καθώς όλοι όσοι εργάζονται απομακρυσμένα θα πρέπει να ισορροπήσουν αφενός μεταξύ της τεράστιας προσπάθειας που καταβάλουν για να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στη δουλειά τους και αφετέρου των αναγκών και απαιτήσεων των υπόλοιπων μελών της οικογένειας που βρίσκονται ταυτόχρονα στον ίδιο χώρο.

Έτσι, αυτή η περίοδος απαιτεί μια αναθεώρηση των ορίων της ευελιξίας. Οι διευθυντές θα πρέπει να ρωτήσουν τους υπαλλήλους τους για τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν κατά την εκτέλεση της εργασίας τους από το σπίτι και να τους παρέχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν εκείνοι την καταλληλότερη ώρα που θα την ολοκληρώσουν, είτε είναι αργά το βράδυ, είτε νωρίς το πρωί, είτε η εκτέλεση της να γίνεται σε δίωρα διαστήματα, καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Οι μάνατζερ πρέπει να βασιστούν στη πείρα και στη γνώση των υφισταμένων τους και να τους αφήσουν να αποφασίσουν για τις καλύτερες στιγμές και τους τρόπους για να εργαστούν περισσότερο αποδοτικά και αποτελεσματικά.

Εάν μια ομάδα εργάζεται πάνω σε ένα έργο που είναι κρίσιμο να παραδοθεί σε συγκεκριμένη ημερομηνία, τότε ο επικεφαλής του έργου θα πρέπει να ρωτήσει τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σχετικά με τη διαθεσιμότητά τους, ώστε όλοι να γνωρίζουν και να μην αναμένουν άμεση απάντηση κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων ωρών της ημέρας. Και, εάν ο επικεφαλής αρχίζει να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το πρωινό της Κυριακής, επειδή αυτή είναι η καλύτερη στιγμή του για να εργαστεί, θα πρέπει να καταστήσει σαφές ότι οι υπόλοιποι συνεργάτες δεν χρειάζεται να απαντήσουν άμεσα, παρά από τη Δευτέρα.

4. Προσαρμόστε τις προσδοκίες εργασίας από τους υφισταμένους σας

Οι εργοδότες και οι επικεφαλής των εταιριών, πρέπει να κατανοήσουν τη θεμελιώδη αλλαγή στη ζωή των εργαζομένων και να αναγνωρίσουν ότι πρέπει να αλλάξουν ριζικά τις προσδοκίες τους για την εργασία των υπαλλήλων τους.

Θα ήταν ακόμη σκόπιμο για τους επικεφαλής να μειώσουν προς το παρόν το φόρτο εργασίας των εργαζομένων και να τον επαναφέρουν όταν οι ώρες και ο τρόπος εργασίας θα επιστρέψουν στο φυσιολογικό.

Ένας υπάλληλος με μικρά παιδιά στο σπίτι, ή κάποιος που φροντίζει ηλικιωμένους συγγενείς, ή ένας εργαζόμενος που χρειάζεται, ως αποτέλεσμα της κατάστασης να επικεντρωθεί στη σωματική και ψυχική υγεία του, δεν είναι σε θέση να εργάζεται εβδομαδιαίως 40 ώρες.

Το Wikimedia, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός πίσω από τη Wikipedia, έχει ανακοινώσει στο προσωπικό και στους συνεργάτες του ότι μπορούν να εργάζονται 20 ώρες την εβδομάδα, αλλά θα εξακολουθούν να αμείβονται για 40. Η δουλειά δεν είναι το μόνο πράγμα που απασχολεί το μυαλό των ανθρώπων αυτή τη στιγμή. Τους απασχολεί η δική τους υγεία και των οικογενειών τους, οι λογαριασμοί που πρέπει να πληρωθούν, η φροντίδα των παιδιών και το κλείσιμο σχολείων, η οικονομία … όλοι προσπαθούμε να διαχειριστούμε πολλά. Είναι παράλογο και μη ρεαλιστικό να περιμένουμε κάποιον να είναι πλήρως συγκεντρωμένος, οκτώ ώρες την ημέρα, όταν έχει ένα τρίχρονο παιδί να ζωγραφίζει στο τοίχο με μπογιές, ή έναν ηλικιωμένο γονέα που χρειάζεται βοήθεια για να ανεβεί τις σκάλες του σπιτιού.

Από την άλλη πλευρά, ορισμένοι υπάλληλοι εργάζονται περισσότερο από το συνηθισμένο αυτή την περίοδο – εν μέρει για να αποδείξουν ότι εξακολουθούν να συνδέονται από μακριά όταν δεν μπορεί να τους δει ο προϊστάμενος τους. «Υπάρχει αυτή η πίεση να πω στον προϊστάμενό μου, «Ναι, είμαι εδώ!» καθιστώντας τον εαυτό του διαθέσιμο για όλες τις ώρες. Αυτό καταπονεί ψυχολογικά και σωματικά τον κάθε εργαζόμενο. Οι διευθυντές πρέπει να αποθαρρύνουν τους εργαζομένους από ανάλογες συμπεριφορές. Επειδή ο συγκεκριμένος υπάλληλος είναι καλός στη δουλειά του και διαθέσιμος, δεν σημαίνει ότι πρέπει να τον επιβαρύνουμε περισσότερο από κάποιον άλλο ο οποίος δεν μπορεί να είναι περισσότερο διαθέσιμος.

5. Επανεξετάστε τις ενδοεταιρικές συναντήσεις και συσκέψεις

Οι μάνατζερ πρέπει να καταλάβουν ότι μερικοί υπάλληλοι δεν μπορούν να κάνουν back-to-back τηλεφωνικές ή ηλεκτρονικές συσκέψεις όλη την ημέρα στο zoom ή στο Teams. Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν ακόμα πάρα πολύ χρόνο σε συναντήσεις, παρά το γεγονός ότι η εργασία και η ζωή μας έχουν αλλάξει σημαντικά.

Ακόμα και εάν η εταιρία έχει μια κουλτούρα για τη διεξαγωγή μεγάλης χρονικής διάρκειας συναντήσεων, είναι ευκαιρία να εξετάστε το ενδεχόμενο μείωσης τόσο του συνολικού αριθμού των συσκέψεων, όσο και της διάρκειας των. Θα μπορούσατε να μειώσετε μια συνάντηση που συνήθως διαρκούσε μια ώρα στο γραφείο σε μια συγκέντρωση 30 λεπτών στο Zoom, έχοντας αποστείλει στους συμμετέχοντες έγκαιρα και με σαφήνεια τα θέματα που θέλετε να συζητήσετε μαζί τους.

Ένας από τους απλούστερους τρόπους για να περικόψετε τις συσκέψεις είναι να χρησιμοποιήσετε περισσότερο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποστέλλοντας στους συνεργάτες σας, τα έγγραφα που απαιτούνται για την κοινή χρήση πληροφοριών και τη συλλογή ιδεών. Καλέστε συνεδριάσεις μόνο για τη λήψη αποφάσεων και πως αυτές θα εκτελεστούν σωστά.

Για ορισμένους οργανισμούς, είναι πιθανόν να χρειαστεί τώρα περισσότερη προσωπική επαφή με τους εργαζόμενους και περισσότερη επικοινωνία, ιδίως στις πρώτες ημέρες, για την καλύτερη και πιο αποτελεσματική προσαρμογή στον απομακρυσμένο τρόπο εργασίας. Η άτυπη συνομιλία ωφελεί τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι, και οι διευθυντές θα πρέπει να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο κατά τη διάρκεια των κλήσεων σε προσωπικό επίπεδο.

Είναι πιο δύσκολο να δοθεί προσοχή σε μια μακρά σύσκεψη σε απευθείας σύνδεση έναντι μιας συνάντησης πρόσωπο με πρόσωπο, έτσι ώστε κάποια μορφή περιττής επικοινωνίας θα ήταν απαραίτητη, ώστε η δουλειά να οργανωθεί και να εκτελεσθεί ευκολότερα.

6. Μετακινηθείτε και αποδεχθείτε μια πιο ασύγχρονη εργασία

Δεδομένης της αναταραχής που έχει συμβεί στην κλασσική 9 με 5 εργάσιμη ημέρα, οι μάνατζερ θα πρέπει δεχθούν να μειώσουν τη «σύγχρονη» εργασία που εκτελούν ταυτόχρονα οι εργαζόμενοι και να αυξήσουν την «ασύγχρονη εργασία» που μπορούν να παρέχουν οι εργαζόμενοι στον δικό τους χρόνο.

Αυτό που η σημερινή κρίση τονίζει είναι αυτό που οι εταιρείες που έχουν γραφεία σε διάφορα σημεία του κόσμου, ήδη κατανοούν, ότι η εργασία δηλαδή δεν χρειάζεται να συμβεί ταυτόχρονα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ξυπνήσουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας και πόλεις, να ανοίξουν έγγραφα και να ξεκινήσουν να εργάζονται και να απαντούν τα email τους.

Κάτι αντίστοιχο συμβαίνει με την απομακρυσμένη εργασία και την εργασία από το σπίτι. Οι μάνατζερ πρέπει να αλλάξουν τη νοοτροπία τους για το πόσο γρήγορα να αναμένουν απαντήσεις και να μάθουν να έχουν περισσότερο υπομονή.

Εάν στέλνετε ένα μήνυμα μην περιμένετε πλέον άμεση απάντηση, όπως συνέβαινε πριν από λίγος μήνες. Δώστε χρόνο στους συνεργάτες σας, δώστε τους να καταλάβουν ότι τους θεωρείτε υπεύθυνους και θα σας απαντήσουν μόλις μπορέσουν. Όλοι θα πρέπει να μάθουμε ότι τα πράγματα πλέον δεν θα συμβαίνουν άμεσα και την ώρα που θέλουμε εμείς. Αυτή είναι η νέα κατάσταση και πρέπει όλοι να την αποδεχθούμε.

7. Η παραγωγικότητα είναι πιθανόν να υποφέρει

Έρευνα έχει δείξει ότι η παραγωγικότητα συχνά αυξάνεται με την απομακρυσμένη εργασία. Τώρα όμως με τους εργαζομένους να μην έχουν εργαστεί ποτέ με αυτόν τον τρόπο, να εργαστούν δηλαδή από το σπίτι και με διάφορους άλλους παράγοντες να τους αποσπούν την προσοχή, αυτή η περίοδος δεν είναι η καλύτερη για τη μέτρηση της παραγωγικότητας της απομακρυσμένης εργασίας τους.

Στην πραγματικότητα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αποδεχθούν τη σκληρή αλήθεια, ότι η παραγωγικότητα πολύ πιθανόν να υποφέρει τουλάχιστον από 10 έως 20% βραχυπρόθεσμα.

Οι επικεφαλής των επιχειρήσεων πρέπει να στείλουν το μήνυμα: Πρώτα να προσέχεις τον εαυτό σου και την οικογένειά σου και παράλληλα να διαβεβαιώσουν τους εργαζόμενους ότι δεν θα τιμωρηθούν εάν η παραγωγικότητα μειωθεί. Αυτό θα βελτιώσει τις εργασιακές σχέσεις μεταξύ εργοδοτών και εργαζομένων και θα δημιουργήσει μεγαλύτερη μακροπρόθεσμη δέσμευση των τελευταίων προς τους οργανισμούς.

8. Δείξτε ενσυναίσθηση

Είναι μια τρομερά, αβέβαιη περίοδος, και οι διευθυντές πρέπει να αναγνωρίσουν το προφανές. Οι εργαζόμενοι ανησυχούν όχι μόνο για τη διατήρηση των θέσεων εργασίας τους και πώς η επιχείρησή τους θα πορευτεί το επόμενο διάστημα, αλλά για την υγεία και την ευημερία των οικογενειών και των φίλων τους, τα προσωπικά οικονομικά τους, και ακόμη και για τον τρόπο εφοδιασμού του σπιτιού τους από το super market.

Οι μάνατζερ πρέπει να δώσουν στους υπαλλήλους τους χώρο για να μιλήσουν μεταξύ τους, να προσφέρουν υποστήριξη και να ακούσουν τα προβλήματα ο ένας του άλλου. Τώρα, περισσότερο από ποτέ, οι ομάδες χρειάζονται ενσυναίσθηση και να αισθανθούν ότι υποφέρουν όλοι μαζί. Όλοι αντιμετωπίζουμε μια κρίση που είναι πρωτόγνωρη και πολύ πραγματική. Οι διευθυντές θα πρέπει να παραδεχθούν ότι και εκείνοι βρίσκονται στην ίδια ψυχολογική κατάσταση που βρίσκονται και οι υφιστάμενοι τους, αντιμετωπίζοντας τα ίδια ή και μεγαλύτερα προβλήματα και άγχη. Αυτό θα βοηθήσει όλα τα μέλη της ομάδας να ανακουφιστούν ψυχολογικά και μαζί να βρουν τρόπους για να κάνουν την εξ’ αποστάσεως εργασία περισσότερο αποτελεσματική.

9. Δώστε στους εργαζομένους χρόνο για χαλάρωση

Με πολλούς υπαλλήλους να αισθάνονται ανήσυχοι και απομονωμένοι, οι εταιρείες θα πρέπει να δημιουργήσουν και να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους τους να συμμετέχουν σε προαιρετικές κοινωνικές εκδηλώσεις στο διαδίκτυο, όπως διαλείμματα για καφέ, μεσημεριανές συγκεντρώσεις, διαγωνισμούς γνώσεων, μαθήματα μαγειρικής και χειροτεχνίας.

Γνωρίζοντας ότι οι εργαζόμενοι είναι δεδομένο να αισθάνονται κόπωση μετά από αρκετές ώρες στην οθόνη του υπολογιστή τους, οι μάνατζερ θα πρέπει να έχουν ως προτεραιότητα την αυτοφροντίδα, ενθαρρύνοντας τους εργαζόμενους να κάνουν διαλείμματα, και μικρές βόλτες μεταξύ των κλήσεων εργασίας και τηλεσυσκέψεων.

Ένας διευθυντής θα ήταν καλό είναι να πει κάποια ημέρα: ‘Είναι 3 μ.μ., και ήταν μια δύσκολη εβδομάδα για όλους, πάρτε λοιπόν άδεια για το υπόλοιπο του απογεύματος σας και περάστε χρόνο με τους αγαπημένους σας.

Η πανδημική κρίση είναι γεγονός ότι δημιουργεί τεράστιες προκλήσεις για τους επικεφαλής των επιχειρήσεων. Είναι σίγουρο ότι οι εργασιακές σχέσεις, καθώς και ο τρόποι επικοινωνίας θα αναπροσαρμοσθούν για να ανταποκριθούν αποτελεσματικά στις νέες απαιτήσεις που αναδύονται.

Τώρα πλέον που οι εταιρίες έχουν ξεκινήσει την υιοθέτηση και εφαρμογή μιας νέας φιλοσοφίας για απομακρυσμένη εργασία, είναι εξαιρετικά δύσκολο να γυρίσουν στην ακριβώς προηγούμενη κατάσταση. Θα πρέπει όλοι, εργοδότες, διευθυντές και εργαζόμενοι να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα, μέχρι την ημέρα που θα επιστρέψει η κανονικότητα.

Σύμφωνα με εκτιμήσεις, στο άμεσο μέλλον, θα υπάρξει σημαντική μείωση των μετακινήσεων και ταξιδιών των εργαζομένων, μεγαλύτερη ζήτηση για πιο φιλικές λύσεις λογισμικού για απομακρυσμένη εργασία, μεγάλη προσφορά γραφειακών χώρων προς ενοικίαση, και αύξηση του αριθμού των εργαζομένων που θα αναζητούν θέσεις για εξ’ αποστάσεως εργασία.

*Ο Μανώλης Γκιάλας είναι απόφοιτος της ΑΣΟΕΕ, κάτοχος MBA από το Πανεπιστήμιο του Cardiff και μεταπτυχιακού τίτλου στη ΔιοίκησηΞενοδοχειακώνΕπιχειρήσεων από το Ινστιτούτο Glion της Ελβετίας. Από το 1995 έως το 2019 κατείχε διευθυντικές θέσεις στα Ξενοδοχεία Χανδρή. Σήμερα παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες στη Διοίκηση ξενοδοχειακών επιχειρήσεων ως Executive Hospitality Consultant.

Να σημειωθεί ότι το συγκεκριμένο άρθρο του κ. Μανώλη Γκιάλα πρωτοδημοσιεύτηκε στο περιοδικό Supply Chain & Logistics και με τη συναίνεση και σύμφωνη γνώμη του επιτελικού στελέχους του ελληνικού τουρισμού αναδημοσιεύεται στο Business Travel blog.